Autocontrôles HACCP
- HACCP: La réglementation et les pratiques en vigueur
- La mise en place d’un outil digital de gestion des auocontrôles HACCP
- L’archivage des autocontrôles
- Une vue d’ensemble en temps réel des données HACCP
- Une lisibilité assurée des rapports d’autocontrôles
- Une application HACCP modulable et flexible
- Une application de réalisation des autocontrôles simple d’utilisation
- Des équipes responsabilisées
- Des contrôles simplifiés
- Des capteurs pour aller encore plus loin
- En 2020, le digital s’impose aussi pour le suivi des autocontrôles HACCP
Autocontrôles HACCP un suivi exigeant pour les métiers de bouche
Le coeur des métiers de bouche consiste à la préparation de délicieux produits et mets.
Ces derniers doivent être exempts de toute bactérie et germe afin de conserver leurs arômes, leur fraîcheur et leur qualité.
Plus particulièrement, les aliments ne doivent pas devenir impropres à la consommation (corps étrangers, contaminations croisées …).
Par ailleurs, c’est la reconnaissance et la réputation d’un établissement qui passe par la qualité des produits servis. C’est donc un point essentiel qui ne doit pas être négligé.
L’hygiène alimentaire fait ainsi partie intégrante des métiers de bouche depuis la réception des produits jusqu’à ce qu’ils soient consommés par les clients.
C’est plus particulièrement lors de la transformation des produits bruts que ces métiers sont confrontés aux exigences sanitaires, qui peuvent alors devenir un véritable parcours du combattant.
Cette transformation des produits bruts implique nécessairement des points de contrôles dits critiques (CCP) afin d’assurer l’hygiène alimentaire et ainsi la satisfaction des clients.
C’est le professionnalisme des équipes de travail qui va alors déterminer la qualité du suivi de ces contrôles : ceux-ci sont-ils réalisés sur papier ? Comment sont-ils archivés ? Pour quelle durée ? Quels sont les membres des équipes qui les réalisent ? Sont-ils contrôlés ?
Les problématiques soulevées par l’hygiène alimentaire sont donc nombreuses. Elles nécessitent la mise en place d’une organisation simple, efficace et adaptée à chaque établissement.
Nous verrons qu’il existe une réglementation complétée par divers guides développés par les acteurs des métiers de bouche tels que Gastro suisse, SCRHG (La Société des Cafetiers, Restaurateurs et Hôteliers de Genève), Gastrovaud, Gastrovalais, … . Les établissements doivent alors mettre en place leurs propres processus de contrôles afin de les respecter. Du plan de nettoyage à la fiche de relevé des températures, une multitude de procédés HACCP doit être conçue pour chaque établissement.
Cette tâche est en pratique lourde à mettre en place et c’est la digitalisation qui permet aujourd’hui aux établissements d’assurer la conformité aux prescriptions légales et usuelles. Il en résulte un gain de temps non négligeable et une sérénité pour tous les membres des équipes de travail.
I. HACCP: La réglementation et les pratiques en vigueur
Alors même qu’il s’agit d’éléments placés au coeur de la législation suisse sur les denrées alimentaires, les concepts d’autocontrôles et d’hygiène alimentaire sont très souvent sources d’incertitudes.
A. Les autocontrôles HACCP dans la législation fédérale
La loi fédérale sur les denrées alimentaires et les objets usuels (20 juin 2014) détaille les mesures applicables. Des ordonnances postérieures viennent la compléter (notamment ODAIOUs du 16 décembre 2016).
- S’agissant des autocontrôles
En son article 26, ladite loi dispose que “Quiconque fabrique, traite, entrepose, transporte, met sur le marché, importe, exporte ou fait transiter des denrées alimentaires ou des objets usuels doit veiller à ce que les exigences fixées par la loi soient respectées. Il est tenu au devoir d’autocontrôle.
Le contrôle officiel ne libère pas de l’obligation de procéder à un autocontrôle.”
- S’agissant de la traçabilité
Selon son article 28 “doivent être traçables à toutes les étapes de la production, de la transformation et de la distribution : les denrées alimentaires, les animaux à partir desquels des denrées alimentaires sont produites et toute autre substance destinée à être incorporée ou susceptible d’être incorporée dans des denrées alimentaires; (…)”
Cette même loi (article 30) prévoit la réalisation de contrôles par les autorités, à tous les stades de la production, soit de la transformation à la distribution des denrées alimentaires. Les autorités vérifient alors que les dispositions de la législation sont respectées.
Il en résulte que chaque établissement (restaurant, boucherie, poissonnerie, boulangerie, pâtisserie, traiteur, …) est lui-même responsable du respect des autocontrôles.
- Les dispositions relatives aux dates de péremption
Ces dispositions prennent en compte différents facteurs (composition des produits alimentaires, température de stockage et respect de la chaîne du froid, manipulation hygiénique des produits alimentaires et emballages) et sont essentiels pour garantir leur fraîcheur.
- Les dispositions particulières à des catégories d’aliments
Il est à souligner que la loi met en place des dispositions spécifiques pour certaines catégories de produits alimentaires.
Tel est le cas par exemple pour la déclaration de la viande et du poisson (déclaration du pays d’origine pour la viande, distinction des poissons d’élevage (pour lesquels il convient de préciser le pays d’origine) des poissons capturés en mer (pour lesquels il convient d’indiquer la zone de pêche)).
Parallèlement à cette législation, des pratiques et usages ce sont peu à peu imposés dans le milieu des métiers de bouche.
B. Les usages et pratiques des autocontrôles HACCP
Même si ces usages et pratiques n’ont pas de valeur normative à proprement parlé, ils sont devenus essentiels à la mise en place des autocontrôles (HACCP) et aux respects de l’ensemble des normes d’hygiène alimentaire. En effet, à force d’être pris en exemple, ils sont peu à peu devenus des références pour l’ensemble des acteurs des métiers de bouche.
Les guides des bonnes pratiques
Ce sont les associations GastroSuisse, Hotelleriesuisse, Cafetier Suisse et l’Association suisse pour la restauration collective qui ont revu et corrigé ce présent Guide des bonnes pratiques dans l’hôtellerie et la restauration. Ce dernier reprend toutes les dispositions légales pertinentes de la législation en vigueur relative aux autocontrôles HACCP: c’est une base devenue indispensable pour les établissements.
Ce guide a été approuvé par l’Office fédéral de la sécurité alimentaire et des affaires vétérinaires (OSAV) en septembre 2018.
Il existe également des entreprises privées reconnues par des autorités d’exécution cantonales compétentes pour la mise en place de ces processus de contrôles ou encore des recommandations issues de l’OMS (Les règles d’or en hygiène ; Cinq clefs pour des aliments plus sûrs).
C. La difficile mise en oeuvre des autocontrôles HACCP
L’ensemble de ces dispositions, législatives ou usuelles, ne permettent pas de définir précisément un processus applicable à un établissement (restaurant, boucherie, poissonnerie, boulangerie, pâtisserie, traiteur, …). De plus, les sources étant nombreuses et variées, leur application concrète peut rapidement devenir un cauchemar pour un établissement.
C’est ainsi que l’établissement s’organise comme il l’entend, de manière plus ou moins contraignante, en suivant ou non les dispositions précitées.
Dès lors, aucun restaurateur ne s’organise de la même manière. Il n’est donc jamais certain de la fiabilité et de l’efficacité de sa propre organisation et surtout de sa conformité avec les normes réellement en vigueur.
Les responsables de l’établissement peuvent parfois manquer d’un certain recul sur la question de l’hygiène alimentaire, or les manquements aux dispositions applicables en la matière peuvent être lourdes de conséquences: rappel à l’ordre, amendes salées ou même fermeture de l’établissement si les fautes sont lourdes Sur environ 500 établissements visités, environ 50 % reçoivent des avertissements et environ 20 % sont sanctionnés.
À la clef, les amendes infligées par les organes de révision peuvent s’avérer très onéreuses ; 20’000.- début 2020 pour un boucher du canton de Vaud.
A cela s’ajoute naturellement la problématique du temps dédié à la mise en place et à l’application de ces mesures de contrôles au quotidien.
D. A la recherche d’une solution HACCP simple
Aujourd’hui, la solution la plus simple pour un établissement est de créer son propre plan de maîtrise sanitaire et ses propres fiches HACCP, sous un format excel, ou sur papier volant. Cela lui permet en effet de rentrer les informations et données qu’il trouve pertinentes, et qui correspondent tant à la lecture qu’il a faite des dispositions légales qu’à ses propres besoins.
La création de son propre fichier excel est une tâche que l’on connaît délicate : on semble toujours avoir le besoin de modifier encore et encore le fichier, de rajouter une colonne avant de supprimer une ligne, …
En outre, ce type de fichier est la création d’une seule personne : sa lecture par d’autre membres (Chef, sous-chef, cuisinier, serveur …) des équipes de travail peut ne pas être aussi naturelle et compréhensible que souhaitée. La formation des équipes est alors nécessaire et bien souvent fastidieuse mais pas nécessairement suffisante. En effet, les erreurs de saisies ou oublis restent possibles.
Une fois un tel fichier créé, il faut s’assurer que l’ensemble des équipes de travail le remplisse correctement et de manière quotidienne.
Tous les gérants et managers de restaurants, cuisines ou autres établissements, savent à quel point cette tâche est difficile à accomplir: les équipes peuvent se succéder, certains des employés peuvent ne pas maîtriser ou ne pas être à l’aise avec la langue utilisée et les oublis sont légions.
Par ailleurs, les changements de planning et les contretemps de dernières minutes, qui font partie intégrante des métiers de bouche, ne doivent pas être négligés.
Dans ces conditions, comment peut-on s’assurer que toutes les équipes accomplissent de concert les points de contrôles sans qu’elles aient le besoin de communiquer entre elles ?
Finalement, la solution du simple fichier excel ne semble pas être efficace : il n’est ni modifiable, ni adaptable au quotidien du métier.
II. La mise en place d’un outil digital de gestion des autocontrôles HACCP
La digitalisation des processus relatifs à l’hygiène alimentaire a été pensée en réponse aux inconvénients des fiches d’autocontrôles HACCP réalisées par écrit, sur feuilles volantes.
A. L’archivage des autocontrôles
Tout d’abord, il se pose la question de l’archivage et du stockage des données récoltées sur papier. Il faut en effet s’assurer que l’ensemble de ces données soient correctement archivées, c’est à dire dans un endroit accessible rapidement en cas de contrôle sanitaire ou administratif inopiné et dans un lieu qui ne les exposent pas à leur dégradation (exemple du dégât des eaux…).
L’organisation même des documents peut s’avérer délicate. Les données étant de plus en plus nombreuses au fil des années, il faut pouvoir les classer de manière chronologique, tout en permettant de les filtrer facilement (recherche par catégorie d’aliment ou par type de contrôle par exemple).
De la question de l’archivage découle une seconde problématique, celle de la durabilité du papier dans le temps. Il faut s’assurer que le temps lui-même n’altère pas la qualité des fichiers et ne les rend pas illisibles.
De manière pratique, cela se traduit par la vigilance quotidienne que les équipes doivent accorder au matériel utilisé pour remplir les points de contrôles. Enfin, ne négligeons pas l’espace de stockage: il n’est pas rare de voir des établissements condamner une pièce entière (alors même qu’elle aurait pu remplir une autre utilité) pour y entasser dossiers et autres classeurs.
Ainsi, la digitalisation semble être la réponse pratique à tous ces désagréments relatifs à l’archivage.
Fini le papier et ses risques associés (dégradation temporelle, éléments extérieurs…) : la digitalisation élimine le stockage physique dans des classeurs. Les données sont directement rentrées sur une application en ligne (sur tablette ou smartphone) et sont stockées sur un Cloud (serveur distant) entièrement sécurisé.
En plus d’un gain d’espace dans les locaux, une application offre la possibilité de conserver les archives indéfiniment et, surtout, de pouvoir retrouver ce qu’on cherche en un clin d’oeil et selon les critères désirés (date, produits, contrôles réalisés, personne en charge des contrôles etc…). Avec une telle solution l’information devient simplement accessible partout et tout le temps.
B. Une vue d’ensemble en temps réel des données HACCP
La digitalisation offre une vision d’ensemble des procédés réalisés et à réaliser à toutes les équipes de travail et en temps réel. Avec la plateforme, chacun sait ce qu’il doit faire et à quel moment de sorte qu’il puisse se focaliser sur ses tâches principales.
La plateforme se synchronise continuellement entre les différents appareils utilisés et les différents utilisateurs afin de partager facilement l’information.
Cet avantage est d’autant plus important lorsque votre entreprise est multisite : il n’est plus nécessaire de se déplacer sur site pour s’assurer du respect des normes.
Par ailleurs, tout le personnel peut l’utiliser de manière simultanée, chaque modification étant instantanément synchronisée sur l’application et le cloud. Ceci simplifie donc la communication interne de l’établissement.
C. Une lisibilité assurée des rapports d’autocontrôles
Les fichiers et résumés générés par l’application sont simples et lisibles. Ils sont tous construits de la même manière, permettant à chacun de les lire rapidement. Ce format demeure identique indépendamment de la langue parlée ou de la personne en charge du contrôle.
De nombreuses images sont également intégrées dans l’application. Cela permet de diminuer l’emploi de la langue imposée, qui peut ne pas être la langue maternelle de chaque employé. Ainsi, les risques d’erreurs et le temps dédié aux autocontrôles par les utilisateurs se trouvent réduits.
D. Une application HACCP modulable et flexible
La numérisation permet d’avoir un outil clef en main qui s’adapte à chaque établissement : il peut configurer à sa guise le contenu de l’application. Cela permet donc de déterminer les autocontrôles correspondants précisément aux besoins de l’établissement.
Les différentes configurations sont naturellement modifiables : elles peuvent être totalement revues, améliorées ou encore supprimées. L’objectif premier de l’application est de s’adapter aux besoins et aux exigences de l’établissement à chaque instant et ce, en étant en accord avec les normes en vigueur.
La plateforme guide les managers et les collaborateurs dans l’ensemble des démarches quotidiennes qui doivent nécessairement être effectuées.
Quels sont les autocontrôles à réaliser aujourd’hui ? Quelles sont les étapes et les valeurs cibles des différents points de contrôles ?
L’ensemble des informations qui peuvent être utiles et/ou nécessaires à l’établissement sont disponibles sur l’application, pour tout ou partie des collaborateurs.
Un rapport de réalisation des tâches peut également être mis en place. Envoyé au terme d’une période de travail déterminée (jour, semaine…) à une personne désignée (manager, responsable, chef …), il résume l’ensemble des tâches qui ont été effectuées (heure, personne en charge etc…), mais également celles qui n’ont pas été réalisées. La personne en charge peut alors directement agir.
E. Une application de réalisation des autocontrôles simple d’utilisation
À l’heure où tout le monde utilise quotidiennement un smartphone, une application interactive est plus intuitive et plus ludique à utiliser qu’un simple fichier / autocontrôle papier. La compréhension des procédés est simplifiée avec l’aide de pictogrammes et d’images : l’utilisateur se base simplement sur une suite de contenu, indiquant à chaque étape les contrôles effectués. Il peut également valider ou annuler son action en un seul clic.
La formation du personnel est rapide et les nouveaux collaborateurs seront intégrés plus facilement et surtout plus rapidement.
Enfin, il est important de relever l’aspect ergonomique de la plateforme, qui deviendra un véritable outil de travail.
F. Des équipes responsabilisées
La responsabilisation des équipes est un gage d’efficacité indéniable pour tous les métiers de bouche.
Les chefs d’équipes ou autres personnes responsables peuvent s’assurer de l’implication de chaque employé. En temps réel, ils peuvent également les assigner à de nouvelles tâches. Le planning est ainsi directement modulable depuis la plateforme, en fonction des besoins de l’établissement.
En outre, ces derniers peuvent mettre en place des systèmes de rappel, adressés à une, des ou à l‘ensemble des équipes. Ces rappels permettent à chaque utilisateur de ne pas oublier les contrôles devant être effectués.
G. Des contrôles simplifiés
Lors des visites des autorités sanitaires et des services de l’hygiène alimentaire, les équipes de travail ne seront plus sujettes au stress lié à la recherche des classeurs, feuilles de papier (etc) correspondant à la période contrôlée.
Il suffira d’entrer sur la plateforme la période contrôlée et les différents produits supervisés, et les données ressortiront en un rien de temps. Celles-ci précisent les éléments choisis, tels que les détails des contrôles effectués, leur date et heure, la ou les personnes qui les ont réalisés.
La conformité de l’établissement est alors démontrée et les services pourront repartir avec l’ensemble des éléments demandés.
La mise en place d’un système digital permet de montrer aux organismes de contrôle la volonté de l’établissement d’assurer l’hygiène alimentaire. L’établissement n’aura donc pas à rechercher, préparer et envoyer des éléments qui auraient pu manquer lors de la visite des services de contrôles.
H. Des capteurs pour aller encore plus loin
Pour aller plus loin, la mise en place de capteurs peut être effectuée. Simple et rapide à mettre en place, ils permettent de récolter en temps réel différentes données (températures des frigos et des chambres froides, qualité des huiles, …). Une fois installés, ces capteurs ne nécessitent aucune maintenance.
Les données récoltées seront également directement stockées sur l’application et la plateforme.
De plus, en cas de valeur mesurée dépassant un seuil prédéfini, l’utilisateur peut être alarmé en temps réel. Avec les alarmes de congélateurs connectés, le temps de réalisation des autocontrôle est ramené à zéro!
En 2020, le digital s’impose aussi pour le suivi des autocontrôles HACCP
Nous avons vu, à travers cet article, les différentes normes et obligations d’hygiène alimentaire (HACCP) auxquels sont soumis les métiers de bouche.
Le flou laissé par les différents organismes et la disparité des établissements ne permet pas trouver une solution clés en main. Chaque responsable doit mettre en place les méthodes adaptées aux risques de son établissement. Comme nous l’avons montré celles ci sont complexes à définir et à appliquer au jour le jour.
Or, dans une époque toujours plus digitalisée, ne serait-il pas temps de profiter des nouvelles technologies pour se simplifier la vie au quotidien ?
Il existe, aujourd’hui, un logiciel – appli HACCP permettant de réaliser simplement les autocontrôles et de s’assurer sans effort et de manière ludique de leur bonne réalisation. Ces solutions garantissent un archivage péren des actions réalisées et ce sans risque de dégradation tout en tenant dans la poche. Simplement configurable, elles s’adaptent aux besoins spécifiques de chacun afin de se faire aussi discrète que possible.
Certaines solutions, comme EEat proposent des objets connectés permettant aux métiers de bouche de se libérer de l’HACCP. Grâce aux capteurs la durée des contrôles devient nulle.
Comme le dit le proverbe: “On reconnaît le bon ouvrier à ses outils”! Les métiers de bouche n’y échappent pas et, comme nous venons de le voir, l’établissement d’un plan de maîtrise sanitaire (PMS) est une part intégrante de la profession. Ainsi, à côté des outils de cuisine toujours plus performants, des dernières technologies de conservation et des recettes toujours plus créatives et innovantes, l’outil de gestion digital des autocontrôles HACCP est une nécessité requise pour faire évoluer la profession vers la voie de l’excellence !
